Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą towarów i usług osobom fizycznym i którego obrót przekracza 20 tys. złotych rocznie jest zobowiązany do rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej. Skutkuje to kilkoma obowiązkami, które musi spełnić. Ich niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje finansowe. Oto 6 obowiązków, które spoczywają na przedsiębiorcy.

Obowiązek nr 1. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej ONLINE w 2025 roku i zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego

Zanim jeszcze podatnik dokona zakupu kasy rejestrującej powinien zgłosić plan jej kupna i rozpoczęcia sprzedaży w w urzędzie skarbowym. Powinien to być urząd przypisany do miejsca prowadzenia przez przedsiębiorcę działalności. Przedsiębiorca musi dokładnie poinformować o liczbie kas, miejscu ich instalacji i dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.

Obowiązek nr 2. Zakup kasy fiskalnej, wybór serwisu do przeglądu kasy fiskalnej

Żeby kupić kasę fiskalną najlepiej znaleźć lokalną firmę handlującą urządzeniami fiskalnymi. Rynek urządzeń fiskalnych wygląda mniej więcej tak: jest kilka firm produkujących urządzenia fiskalne. Sprzedają one swoje produkty za pośrednictwem wielu partnerów handlowych – lokalnych, często niedużych firm. Warto znaleźć taką firmę działającą w pobliżu i tam kupić kasę fiskalną. Warto również z tą firma podpisać umowę na obsługę i serwisowanie urządzenia fiskalnego. Dlaczego firma sprzedająca kasę fiskalną powinna być w pobliżu? Bo w razie jakiejś awarii warto, żeby pracownik firmy, serwisant miał niedaleko i szybko przyjechał i naprawił kasę.

Jeśli z jakiegoś powodu przedsiębiorca chce zmienić firmę serwisującą, musi się zgłosić z takim wnioskiem do producenta kasy. Po wyrażeniu zgody przez producenta, przedsiębiorca musimy o tym poinformować „skarbówkę”.

Dlaczego? W przypadku awarii kasy fiskalnej tylko jeden, wskazany przez przedsiębiorcę serwis może dokonać odczytu z pamięci fiskalnej urządzenia.

Obowiązek nr 3. Fiskalizacja kasy to początek używania kasy i rozpoczęcia ewidencji sprzedaży

Następnym krokiem jest fiskalizacja kasy. Tej dokonuje serwisant z firmy, w której kasę się kupiło. Fiskalizacja jest czynnością jednorazową. To jakby oficjalne uruchomienie kasy i początek rejestracji przez nią sprzedaży.

Obowiązek nr 4. Zgłoszenie fiskalizacji w Urzędzie Skarbowym

Po fiskalizacji przedsiębiorca ma obowiązek w terminie 7 dni, zgłosić ją w Urzędzie Skarbowym. Urząd przydzieli kasie fiskalnej unikalny numer identyfikacyjny, który musi być umieszczony w sposób trwały na kasie fiskalnej.

Obowiązek nr 5. Archiwizacja kopii paragonów fiskalnych

Sprzedaż się zaczęła, kasa pracuje. Kolejnym obowiązkiem przedsiębiorcy związanym z urządzeniem fiskalnym jest konieczność przechowywania kopii każdego wydanego paragonu – przez 5 lat.

Ponieważ obecnie dostępne są kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii archiwizacja dokumentów jest prosta. Sprzedawca wystawia papierowy paragon jedynie klientowi, a kopia paragonu zostaje zapisana na karcie pamięci SD lub microSD.

Obowiązek nr 6. Raport dobowy i miesięczny

Każdy dzień pracy kasy fiskalnej trzeba zakończyć wydrukiem raportu dobowego. Jeśli w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu dobowego nie trzeba drukować. Raport dobowy zawiera informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz wartość należnego podatku VAT.

Natomiast raport miesięczny trzeba wydrukować/wystawić po zakończeniu każdego miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż. Najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.