Wymogi techniczne drukarek fiskalnych to zestaw szczegółowych kryteriów konstrukcyjnych i funkcjonalnych, które musi spełnić każde urządzenie stosowane do rejestrowania sprzedaży w Polsce. Dotyczą m.in. sposobu przechowywania i ochrony danych, bezpieczeństwa transmisji, parametrów wydruku oraz połączenia z systemami zewnętrznymi.
Podstawę prawną stanowią konkretne przepisy: Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12.09.2021 r. oraz akty wykonawcze wydane przez Ministerstwo Finansów. Spełnienie tych wymogów jest monitorowane przez Główny Urząd Miar, który wydaje homologacje i dopuszcza urządzenia do użytku. Drukarki fiskalne muszą zostać zaprojektowane i wprowadzone do obrotu zgodnie z tymi wymaganiami.
Wymogi techniczne nakładają na drukarki fiskalne konieczność posiadania pamięci fiskalnej oraz pamięci chronionej, które odpowiadają za przechowywanie i ochronę wszystkich danych fiskalnych. Pojemność tych pamięci jest określona szczegółowo: pamięć fiskalna musi pomieścić co najmniej 1830 raportów dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej, 30 zmian stawek i co najmniej 25 000 rejestrów zdarzeń. Natomiast pamięć chroniona musi pomieścić wszystkie dokumenty fiskalne i niefiskalne (np. raporty dobowe, paragony) wygenerowane przez urządzenie przez cały okres jego pracy, aż do zapełnienia. Nowoczesne drukarki posiadają nawet 128 MB pamięci chronionej. Każdy wydruk paragonu oraz raport fiskalny (dobowy, okresowy) jest zapisywany w tych pamięciach. Oprócz tego urządzenia muszą umożliwić odczyt i archiwizację kopii wydruków, prowadzić rejestr zdarzeń oraz korzystać z dedykowanych programów archiwizujących i do odczytu pamięci. Archiwizacja kopii wydruków i backup są obligatoryjne dla bezpieczeństwa danych na wypadek awarii lub kontroli.
Integralność i bezpieczeństwo danych w drukarkach fiskalnych zapewniają różnorodne mechanizmy i moduły. Kluczowym elementem jest moduł kryptograficzny odpowiadający za podpisywanie dokumentów fiskalnych oraz kontrolę ich niezmienności. Dane są zabezpieczane za pomocą podpisów cyfrowych tworzonych z wykorzystaniem klucza prywatnego urządzenia, a ich weryfikację umożliwia klucz publiczny (algorytm weryfikujący SHA-2 czyli Secure Hash Algorithm 2, suma kontrolna dokumentów). Pamięci urządzeń fiskalnych są zaplombowane i zablokowane przed nieautoryzowaną ingerencją. Zabronione są wszelkie modyfikacje lub usuwanie zapisów. Próby naruszenia plomby serwisowej skutkują przejściem w tryb serwisowy i wpisem do rejestru zdarzeń. Oprogramowanie musi być aktualizowane jedynie z autoryzowanych źródeł. Zastosowanie certyfikowanych standardów kryptograficznych jak TPM 2.0 (Trusted Platform Module) dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo.
Współczesne drukarki fiskalne online muszą mieć stałą łączność z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), co umożliwia automatyczny przekaz danych o sprzedaży i raportów fiskalnych w czasie rzeczywistym. Łączność z CRK odbywa się przy zastosowaniu interfejsów i protokołów komunikacyjnych objętych standardami bezpieczeństwa, takimi jak TLS 1.2 (Transport Layer Security) lub wyższy oraz certyfikat X.509. Harmonogram przekazu danych (domyślnie co 2 godziny) jest zapisany w pamięci urządzenia i może być konfigurowany zdalnie. Zastosowanie tych narzędzi zapewnia integralność i poufność przesyłanej informacji, uniemożliwiając podsłuch lub modyfikację transmisji. Do prawidłowego działania drukarka fiskalna potrzebuje oprogramowania sprzedażowego. Integracja z oprogramowaniem sprzedażowym drukarki odbywa się przez odpowiedni interfejs. Ważne jest również podłączenie terminala płatniczego. Integracja z terminalami płatniczymi realizowana jest przez dedykowane protokoły.
Jest dostępnych kilka rodzajów drukarek fiskalnych (mobilne, stacjonarne, systemowe). Każda drukarka fiskalna musi spełniać szczegółowe wymagania sprzętowe i funkcjonalne. Każda drukarka powinna umożliwiać wydruk paragonów fiskalnych z wymaganymi parametrami: szerokość taśmy min. 28 mm, wysokość znaków min. 2,5 mm, co najmniej 17 znaków w linii. Paragon musi zawierać kod QR zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015, a także takie elementy jak logo fiskalne (PLF), NIP, numer unikatowy kasy, podpis cyfrowy, data i czas, pozycje sprzedaży oraz łączna kwota podatku. Obowiązkowe są wyświetlacze dla nabywcy i użytkownika oraz sprawna klawiatura. Drukarka fiskalna musi posiadać plomby serwisowe i plomby mechaniczne. Plombowanie obudowy ma za zadanie zabezpieczyć moduł pamięci fiskalnej oraz wnętrze urządzenia przed nieautoryzowanym dostępem. Drukarka powinna posiadać zasilanie akumulatorowe umożliwiające pracę podczas zaniku prądu i wydruk określonej liczby paragonów. Ważne jest wsparcie dla integracji z terminalami płatniczymi oraz programami serwisowymi. Drukarka powinna mieć protokół współpracy z terminalem płatniczym. W razie awaryjnej sytuacji do naprawy urządzenia należy wezwać autoryzowany serwis.
