Mobilny POS pozwala przedsiębiorcy pracować w dowolnym miejscu, jednak urządzenie ma również swoje ograniczenia. Oto najważniejsze plusy i minusy mobilnego POS-a.
Mobilny POS pozwala przyjmować płatności poza tradycyjnym stanowiskiem sprzedaży. Dzięki temu jest on szczególnie przydatny w branży, gdzie obsługa klienta nie odbywa się w jednym, stacjonarnym miejscu. Z drugiej strony mobilność oznacza również większą zależność od baterii, połączenia z internetem, ogólnej sprawności urządzenia i odpowiedniej konfiguracji systemu.
Dlatego przed wyborem konkretnego rozwiązania warto spojrzeć na mobilny POS nie tylko przez pryzmat ceny urządzenia. Znaczenie mają również koszty obsługi, możliwości integracji, bezpieczeństwo, wygoda pracy oraz to, jak urządzenie sprawdzi się w rzeczywistych warunkach działania firmy.
Nie każdy biznes potrzebuje takiego samego urządzenia do przyjmowania płatności. Inne wymagania będzie miał przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność i obsługujący klientów w różnych miejscach, a inne firma posiadająca kilka lub kilkanaście stałych punktów sprzedaży.
Dla małej firmy rozbudowany system POS może okazać się niepotrzebnym wydatkiem. A rozwiązaniem idealnym – mobilny POS. W takim przypadku warto przede wszystkim sprawdzić, czy mobilny POS jest łatwy w uruchomieniu, prosty w obsłudze oraz czy zapewnia niezbędne funkcje do obsługi klientów.
Jeżeli jednak firma realnie i w najbliższej przyszłości chce powiększyć liczbę pracowników, punktów sprzedaży i transakcji, wtedy sama mobilność urządzenia może być niewystarczająca. Ważna będzie możliwość dostosowania rozwiązania POS do struktury firmy. Konfigurowalność pozwala dopasować funkcje i ustawienia POS do potrzeb konkretnego biznesu, natomiast integracja systemów może ułatwić połączenie rozwiązania POS z istniejącym środowiskiem sprzedażowym, księgowym czy płatniczym.
Przed wyborem POS-a warto więc odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
• ilu pracowników będzie korzystało z POS-u?
• czy płatności będą przyjmowane w jednym czy w wielu lokalizacjach?
• jak dużo transakcji odbywa się w ciągu dnia?
• czy POS powinien współpracować z obecnym systemem sprzedażowym?
• czy firma będzie potrzebowała dodatkowych urządzeń, np. drukarek, terminali płatniczych?
• czy rozwiązanie ma być wykorzystywane sezonowo, czy przez cały rok?
Im bardziej rozbudowany jest biznes, tym ważniejsze staje się nie tylko to, czy mobilny POS działa, ale także jak dobrze współpracuje z resztą infrastruktury firmy.
Cena to istotne kryterium, ale nie jedyne. Mobilny POS jest narzędziem wykorzystywanym bezpośrednio podczas obsługi klientów, dlatego nie ma sensu wybierać najtańszego modelu o niskiej jakości. Awaria lub skomplikowana obsługa może szybko przełożyć się na problemy operacyjne.
Jednym z podstawowych kryteriów wyboru POS-a powinno być bezpieczeństwo transakcji. Przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić, jakie standardy i certyfikacje spełnia urządzenie oraz dostawca. Wśród istotnych punktów znajdują się m. in. zgodność ze standardem EMV (globalny standard bezpiecznych płatności kartowych), wymaganiami PCI DSS (zbiór zasad bezpieczeństwa danych kart płatniczych) oraz wymaganiami organizacji kart płatniczych.
Drugim ważnym elementem jest sprawność i szybkość działania. Klient nie powinien długo czekać na realizację płatności. Sprawnie działający POS wpływa nie tylko na tempo obsługi, lecz także na komfort pracownika i klienta.
Warto również zwrócić uwagę na:
Mobilność
Urządzenie powinno być wygodne do przenoszenia i użytkowania w różnych miejscach.
Stabilność działania
Im częściej POS jest wykorzystywany, tym większe znaczenie ma niezawodność sprzętu i aplikacji.
Integrację
Jeśli firma korzysta już z określonych systemów sprzedażowych lub księgowych, należy sprawdzić możliwość ich połączenia z nowym rozwiązaniem.
Konfigurowalność
Dobrze, gdy rozwiązanie można dopasować do sposobu działania konkretnej firmy.
Nie warto również wybierać urządzenia wyłącznie na podstawie liczby dostępnych funkcji. Lepszym podejściem jest określenie, które z nich rzeczywiście będą wykorzystywane.
Koszt mobilnego POS nie zawsze kończy się na zakupie albo miesięcznej opłacie za wynajem urządzenie. Aby realnie ocenić opłacalność rozwiązania, warto policzyć jego całkowity koszt posiadania (TCO – Total Cost of Ownership). A na to, prócz ceny, składają się wszystkie koszty związane z jego użytkowaniem.
To m. in. opłaty za korzystanie z usługi, prowizje od transakcji, koszty dodatkowych urządzeń, serwisu czy wymiany elementów urządzenia.
Znaczenie ma również trwałość urządzenia. Niedrogi sprzęt, który szybciej wymaga wymiany, niekoniecznie okaże się bardziej opłacalny w dłuższej perspektywie. Trwałość sprzętu wpływa bowiem na całkowity koszt jego posiadania.
Dobrym sposobem jest stworzenie prostej kalkulacji:
TCO = koszt sprzętu + opłaty stałe + prowizje + dodatkowe koszty użytkowania + serwis/wymiana sprzętu.
Następnie można porównać tę wartość z korzyściami wynikającymi z mobilnej obsługi płatności.
Dla jednego przedsiębiorcy możliwość przyjmowania płatności w terenie może być kluczowa dla prowadzenia działalności. Dla innego mobilny POS może być tylko dodatkowym urządzeniem, którego możliwości nie będą w pełni wykorzystywane.
Dlatego pytanie „ile kosztuje mobilny POS?” warto zastąpić pytaniem: „ile będzie mnie kosztować jego użytkowanie i czy w pełni wykorzystam jego możliwości?”
Mobilny POS na tle alternatyw: terminal stacjonarny, SoftPOS i oferty dostawców
Mobilny POS nie jest jedynym sposobem na przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Przed podjęciem decyzji warto porównać go z terminalem stacjonarnym oraz rozwiązaniami typu SoftPOS.
Największą różnicą jest sposób użytkowania. Terminal stacjonarny jest przeznaczony przede wszystkim do pracy w jednym miejscu. Mobilny POS daje większą swobodę przemieszczania się z urządzeniem i przyjmowania płatności poza punktem sprzedaży.
Mobilność jest dużą zaletą w gastronomii, usługach kurierskich, transportowych, podczas eventów czy na sezonowych stoiskach. Jeżeli natomiast wszystkie transakcje odbywają się przy jednej ladzie, terminal stacjonarny może być wystarczający.
SoftPOS wykorzystuje telefon lub inne kompatybilne urządzenie mobilne do przyjmowania płatności zbliżeniowych. W takim modelu przedsiębiorca może ograniczyć liczbę dodatkowych urządzeń a także oczywiście koszty.
To rozwiązanie może wystarczyć firmie, która potrzebuje przede wszystkim prostego sposobu przyjmowania płatności telefonem. Mobilny POS może natomiast być lepszym wyborem wtedy, gdy potrzebna jest większa funkcjonalność.
Jak porównywać oferty dostawców?
Nie należy ograniczać porównania do jednej pozycji „cena terminala”. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:
• wysokość prowizji od transakcji,
• abonament lub inne opłaty stałe,
• długość umowy i warunki jej rozwiązania,
• koszt sprzętu i zasady jego użytkowania,
• koszty serwisu,
• możliwość wymiany urządzenia,
• dodatkowe opłaty,
• terminy wypłaty środków,
• zakres obsługi klienta.
Dopiero zestawienie wszystkich tych elementów pozwala rzetelnie porównać oferty.
Mobilność może być również źródłem części problemów związanych z użytkowaniem takiego POS-a.
Pierwszym ograniczeniem jest zależność od infrastruktury technicznej. W zależności od konkretnego rozwiązania znaczenie może mieć dostęp do internetu, jakość zasięgu, stabilność aplikacji oraz poziom naładowania baterii.
W przypadku intensywnego użytkowania bateria może stać się elementem, którego nie można ignorować. Warto więc sprawdzić rzeczywisty czas pracy urządzenia i sposób jego ładowania.
Kolejną kwestią są możliwości działania w sytuacji braku połączenia z siecią. Jeżeli firma działa w miejscach, w których zasięg bywa problematyczny, należy przed zakupem sprawdzić, czy i w jakim zakresie urządzenie obsługuje scenariusze offline.
Istotne pozostaje także bezpieczeństwo. Mobilny sprzęt łatwiej przenieść, ale oznacza to również ryzyko jego zgubienia lub kradzieży. Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia urządzenia, dostęp do aplikacji oraz ochronę danych.
Problemy mogą pojawić się również na poziomie codziennej obsługi. Pracownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z urządzenia, jak postępować w przypadku nieudanej transakcji oraz jak obsługiwać zwroty czy reklamacje.
Część ograniczeń można jednak ograniczyć jeszcze przed wdrożeniem. Wystarczy przetestować sprzęt w rzeczywistych warunkach pracy, przeszkolić pracowników i przygotować procedury na wypadek problemów z połączeniem, baterią czy samym urządzeniem.
Zakup urządzenia bez wcześniejszego testu może być ryzykowny, szczególnie gdy POS ma być wykorzystywany intensywnie lub w wielu lokalizacjach.
Najlepiej przygotować prosty test wdrożeniowy.
1. Sprawdź zasięg i połączenie
Przetestuj urządzenie dokładnie w tych miejscach, w których będzie wykorzystywane. Sam fakt, że POS działa w biurze lub sklepie dostawcy, nie oznacza, że równie dobrze poradzi sobie w każdej lokalizacji firmy.
2. Przetestuj pracę w godzinach szczytu
Jeżeli firma obsługuje wielu klientów jednocześnie, sprawdź rozwiązanie przy większej liczbie transakcji. Pozwoli to ocenić stabilność oraz tempo działania.
3. Sprawdź baterię
Nie wystarczy deklarowany przez producenta czas pracy. Warto sprawdzić, jak długo urządzenie działa na jednym ładowaniu.
4. Przetestuj scenariusz braku internetu
Jeżeli rozwiązanie oferuje funkcje offline, trzeba dokładnie sprawdzić, jak działają i jakie są ich ograniczenia.
5. Policz wszystkie koszty
Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić stawki prowizji, opłaty stałe, dodatkowe koszty oraz terminy wypłaty środków. Dopiero wtedy można prawidłowo ocenić TCO.
6. Zweryfikuj bezpieczeństwo
Sprawdź informacje dotyczące certyfikacji, szyfrowania, zgodności ze standardami oraz polityk bezpieczeństwa dostawcy. W szczególności warto zweryfikować deklarowaną zgodność ze standardami związanymi z bezpieczeństwem płatności, takimi jak EMV i PCI DSS.
Mobilny POS to rozwiązanie umożliwiające przyjmowanie płatności poza tradycyjnym, stacjonarnym stanowiskiem sprzedaży. W zależności od konkretnego rozwiązania może wykorzystywać telefon lub tablet, aplikację oraz dodatkowe akcesoria – np. czytnik płatniczy czy drukarkę.
Największą zaletą jest wygoda i mobilność. Sprzedawca nie musi ograniczać obsługi płatności do jednego stanowiska. Może podejść do klienta albo przyjąć płatność w innym miejscu.
Dlatego mobilny POS może dobrze sprawdzić się m. in. w:
• gastronomii,
• usługach świadczonych w terenie,
• dostawach,
• sprzedaży podczas wydarzeń,
• sezonowych stoiskach,
• działalności prowadzonej w kilku lokalizacjach.
Nie oznacza to jednak, że mobilny POS będzie najlepszym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy. Jeśli sprzedaż odbywa się zawsze w jednym miejscu i nie ma potrzeby przemieszczania urządzenia, rozwiązanie stacjonarne może być prostsze.
Tak – jeśli mobilność rzeczywiście odpowiada sposobowi działania firmy
Dla przedsiębiorców pracujących w terenie, obsługujących klientów poza lokalem, prowadzących sprzedaż podczas wydarzeń czy działających sezonowo możliwość przyjmowania płatności w dowolnym miejscu może być dużą przewagą.
Przed wyborem warto jednak przeanalizować trzy rzeczy: funkcjonalność, całkowity koszt oraz niezawodność. Mobilny POS powinien być dopasowany do skali działalności, bezpieczny, wydajny i możliwy do zintegrowania z używanymi systemami.
Najlepsza decyzja nie musi oznaczać wyboru najtańszego urządzenia. Chodzi o znalezienie rozwiązania, które zapewni firmie odpowiednią mobilność i wygodę bez dokładania niepotrzebnych kosztów oraz problemów w codziennej obsłudze.
