Czym jest elektroniczna kopia paragonu?
Elektroniczna kopia paragonu to zapis wszystkich paragonów w formie cyfrowej, które „wystawiła” dana kasa fiskalna. Są one zapisywane w pamięci danej kasy fiskalnej lub na zewnętrznych nośnikach takich jak karta SD/SDHC. Kasy fiskalne z kopią elektroniczną to urządzenia, które zamiast tradycyjnej papierowej kopii paragonów rejestrują jego cyfrowy zapisy w swojej pamięci fiskalnej. Tego typu kasy fiskalne można było kupować do końca 2022 roku. Obecnie nadal można je użytkować, oczywiście jeśli spełniają wymogi prawne i techniczne wynikające z obowiązków podatnika.
Kasa fiskalna ONLINE to najnowsza wersja funkcjonujących w Polsce urządzeń fiskalnych. Na tle innych modeli wyróżnia ją to, że za pomocą internetu przesyła zapisane w swojej pamięci dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) działającego przy Krajowej Administracji Skarbowej co umożliwia ich centralne archiwizowanie. Kasa ONLINE posiada funkcję elektronicznej kopii paragonu.
Elektroniczna kopia jest zapisywana automatycznie na nośniku danych, najczęściej na karcie pamięci SD lub microSD, w sposób jawny i zabezpieczony podpisem elektronicznym. Kasy fiskalne ONLINE posiadają jednorolkowy mechanizm drukujący, który drukuje oryginał paragonu, podczas gdy jego kopia jest przechowywana cyfrowo. Dane sprzedażowe oraz elektroniczne kopie paragonów są przesyłane do CRK zgodnie z wymogami prawnymi, co umożliwia ich centralne archiwizowanie i kontrolę.
Do zapisu elektronicznej kopii paragonu potrzebna jest kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonu. Musi być ona wyposażona w jednorolkowy mechanizm drukujący oraz moduł do przechowywania danych. Kluczowym elementem jest nośnik danych, najczęściej karta pamięci SD lub microSD, na której są zapisywane cyfrowe kopie paragonów. Zapis jest zabezpieczony podpisem elektronicznym i chroniony hasłem oraz plombami zabezpieczającymi czytnik karty, co gwarantuje bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, oprogramowanie takie jak Program Novitus NEArch umożliwia odczyt, wyszukiwanie i archiwizację danych z karty SD.
W przypadku tradycyjnej kasy fiskalnej z elektroniczną kopią paragonu, cyfrowe paragony są przechowywane na nośnikach danych, takich jak karta pamięci SD czy w pamięci chronionej kasy fiskalnej. Natomiast, jeżeli mowa o kasie fiskalnej ONLINE to elektroniczne kopie paragonów są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) Krajowej Administracji Skarbowej, gdzie podlegają archiwizacji. Regulacje prawne wskazują, że obowiązkiem podatnika jest przechowywanie danych z ewidencji sprzedaży przez co najmniej 5 lat zgodnie z wymogami prawnymi. Archiwizacja i dokumentacja danych sprzedażowych może być tylko w formie cyfrowej, nie ma potrzeby przechowywania takich danych w formie papierowej.
Elektroniczna kopia paragonu ma dla przedsiębiorcy wiele zalet. Oznacza oszczędność materiałów eksploatacyjnych i papieru, co jest korzystne dla portfela przedsiębiorcy i środowiska. Dzięki szybkiemu dostępowi do danych pozwala na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją i ewidencją sprzedaży. Do tego gwarantuje bezpieczeństwo ich przechowywania. Przedsiębiorcy zyskują większą efektywność i wygodę w prowadzeniu działalności, a także spełniają wymogi prawne dotyczące przechowywania kopii paragonów.
Dodatkowe korzyści z cyfrowego zapisu danych to zmniejszenie do minimum ryzyka utraty danych i prostsza kontrola skarbowa. Jak widać, elektroniczna kopia paragonu to nowoczesne i ekologiczne rozwiązanie z wieloma korzyściami dla przedsiębiorcy.
Materiały eksploatacyjne w kontekście kasy fiskalnej to przede wszystkim papier do kas fiskalnych czyli rolki termiczne, na których drukowane są paragony. Oprócz tego, jeżeli mamy do czynienia z kasą fiskalną starszego typu, używającej technologii igłowej mogą to być również taśmy barwiące a także etykiety (do wag etykietujących), jeśli kasa jest zintegrowana z wagą etykietującą.
Elektroniczna kopia paragonu zapewnia oszczędność materiałów eksploatacyjnych, choćby dlatego, że kasy fiskalne z kopią elektroniczną posiadają jednorolkowy mechanizm drukujący. Kasa fiskalna jednorolkowa drukuje tylko oryginał paragonu. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza na takich materiałach jak papier termiczny, co przekłada się na niższe koszty i mniejszy, negatywny wpływ na środowisko. Ponadto, cyfrowy zapis ułatwia przechowywanie i archiwizację dokumentów bez konieczności magazynowania dużych ilości papieru.
Podpis elektroniczny, hasła na kartach SD oraz plomby do czytnika karty zapewniają bezpieczeństwo danych elektronicznych kopii paragonów. Ważne jest również systematyczne tworzenie backup danych z nośników, np. kart SD, na komputerze lub w przeznaczonym do tego oprogramowaniu, np. program Novitus NEArch. Kopia zapasowa jest gwarancją, że dane nie zostaną utracone w sytuacji awarii sprzętu lub przypadkowego wycieku informacji.
Organy skarbowe mogą zażądać wglądu do elektronicznych kopii paragonów w trakcie kontroli skarbowej. Elektroniczne kopie paragonów pozwalają w przejrzysty i bezpieczny sposób przeprowadzić kontrolę skarbową u przedsiębiorcy, minimalizując ryzyko fałszerstw i błędów w dokumentacji.Głownie w celu weryfikacji zgodności ewidencji sprzedaży z rzeczywistą działalnością przedsiębiorcy. Natomiast kasy ONLINE, które przesyłają dane sprzedażowe do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) dają organom kontroli właściwie natychmiastowy, na bieżąco dostęp do pełnej ewidencji sprzedaży.
Musimy tu odróżnić dwie sprawy. Elektroniczna kopia paragonu zapisywana w pamięci kasy fiskalnej czy przesyłana do Centralnego Repozytorium Kas jest przydatna dla kontroli skarbowej oraz dla przedsiębiorcy zapewniając porządek w jego biznesie. Kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii posiadają jednorolkowy mechanizm drukujący. On, w przeciwieństwie do kas z tradycyjny mechanizmem drukującym, generuje tylko oryginał paragonu. A jego kopię cyfrową zapisuje w pamięci kasy lub w przypadku kas ONLINE wysyła do CRK. Natomiast obecnie elektroniczną kopię paragonu (znaną jako e-paragon) można wysłać mailowo lub smsowo do klienta. I e-paragon jest pełnoprawnym dowodem zakupu i zapłaty, który może zastąpić tradycyjny, papierowy paragon fiskalny.
Elektroniczna kopia paragonu (e-paragon) nie tylko zastępuje tradycyjny paragon papierowy, ale pewnie w niedalekiej przyszłości wyeliminuje potrzebę jego drukowania całkowicie. Ostatnie regulacje prawne, które wprowadziły możliwość przesyłania klientowi na maila e-paragonu to duży krok do całkowitego zastąpienia papierowego paragonu.
