Od 1 kwietnia 2027 roku sprzedaż realizowana za pomocą standardowych automatów vendingowych ma zostać objęta obowiązkiem ewidencjonowania przy użyciu kas fiskalnych. Oznacza to, ze automaty vendingowe będą musiały wystawiać paragon fiskalny, ale nie są zobligowane do drukowania go na papierze.
Klient otrzyma paragon w formie:
- wyświetlenia na ekranie
- kody QR, po którego zeskanowaniu będzie można pobrać paragonu
- mailowej lub smsowej.
Dla firm zajmujących się zarządzeniem automatami z kawą, przekąskami czy słodyczami oznacza to sporo obowiązków. Operatorzy będą musieli zakupić odpowiednie oprogramowanie, tzw. kasy wirtualne, wymienić lub zmodernizować już funkcjonujące terminale i zapewnić integrację całego oprogramowania.
Warto rozpocząć te działania wcześniej, aby ograniczyć ryzyko przestojów i niepotrzebnych kosztów.
Jeżeli jesteś operatorem i zajmujesz się zarządzaniem i obsługa automatów vendingowych masz do wykonania kilka działań.
1. Sprawdź urządzenia – zobacz jak działają ich systemy płatności i jaka jest możliwość integracji z kasą fiskalną.
2. Wybierz odpowiednią kasę fiskalną – porównaj dostępne kasy i możliwości integracji z istniejącą infrastrukturą w automacie.
3. Zaplanuj wdrożenie – uwzględnij instalację, konfigurację, testy, serwis oraz ewentualne przerwy w pracy urządzeń.
4. Przetestuj transakcje – po zainstalowaniu sprawdź jak się rejestruje sprzedaż, jak wygląda obsługa płatności i udostępnianie dowodów zakupu.
Przy większej liczbie automatów warto podzielić wdrożenie na etapy i prowadzić ewidencję urządzeń wraz ze statusem przygotowania każdego z nich.
Przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży należy ustalić wymagania dotyczące wybranego typu kasy i konkretnego automatu vendingowego. Konieczne mogą być:
- konfiguracja urządzenia,
- przypisanie danych podatnika i miejsca instalacji
- fiskalizacja zgodna z obowiązującymi przepisami.
Przepisy opracowane przez Ministerstwo Finansów mają skutkować tym, że przy sprzedaży vendingowej będzie generowany paragon. Jednak paragon nie musi być drukowany. Wystarczy, że automat vendingowy wyświetla klientowi wymagane dane transakcji (takie jak na paragonie) przez co najmniej 30 sekund lub do rozpoczęcia kolejnej transakcji. Dane obejmują m. in. numer unikatowy kasy, NIP sprzedawcy, datę sprzedaży, numer paragonu, wartość brutto, kwotę podatku i formę płatności.
Inne możliwości to wyświetlanie kodu QR, po którego zeskanowaniu będzie można pobrać paragon lub dostarczenie paragonu mailowo lub smsowo.
Przy wyborze rozwiązania fiskalnego należy uwzględnić typ automatu, dostępne interfejsy, sposób przyjmowania płatności, łączność i możliwości integracji z systemem zarządzania. Przy pojedynczym urządzeniu istotna będzie prostota instalacji, natomiast przy dużej liczbie zarządzanych automatów – „chmurowe” zarządzanie i łatwość serwisowania.
Jedną z możliwości jest Posnet Vendi – nowoczesne rozwiązanie przeznaczone dla vendingu, łączące fiskalizację z obsługą płatności bezgotówkowych. Mówiąc wprost Posnet Vendi to czytnik kart płatniczych do automatów vendingowych, który ma już w sobie wbudowaną kasę fiskalną.
Składa się na niego:
- kasa fiskalna,
- terminal płatniczych,
- ekran do wyświetlania paragonów.
Posnet Vendi oferuje interfejs MDB oraz łączność Wi-Fi i 4G LTE. Może pracować w trybie łączącym kasę z terminalem płatniczym albo współpracować z osobnym terminalem.
Więcej – https://www.posnet.com.pl/produkty/product/696/vendi
Przed wdrożeniem należy sprawdzić, jaki rodzaj sprzedaży jest prowadzony, czy urządzenie podlega obowiązkowi fiskalizacji i czy w konkretnym przypadku przysługuje zwolnienie. Zasady nie są identyczne dla wszystkich automatów vendingowych.
Np. Z przepisów fiskalizacyjnych całkowicie wyłączone są automaty mechaniczne, czyli urządzenia działające bez zasilania elektrycznego.
Dlatego warto sprawdzić, którym przepisom podlegają automaty vendingowe będące na stanie firmy.
Po uruchomieniu rozwiązania warto regularnie porównywać dane z kasy z raportami sprzedażowymi automatu i systemu płatności. Kontroli powinny podlegać m. in. liczba transakcji, wartości sprzedaży, zwroty oraz ewentualne różnice między zapisami.
Rozwiązanie fiskalne należy dobrać do możliwości technicznych automatu i istniejącego systemu płatności. Raz może lepszym rozwiązaniem być kasa fiskalna w postaci oprogramowania, innym razem rozwiązanie sprzętowe, takie jak Posnet Vendi, które integruje fiskalizację i płatności.
Koszty zależą od liczby automatów, ceny urządzeń, integracji, instalacji, transmisji danych, serwisu i późniejszego utrzymania. Nie należy porównywać wyłącznie ceny zakupu – istotny jest całkowity koszt wdrożenia i eksploatacji. Przed podjęciem decyzji warto uzyskać ofertę uwzględniającą specyfikę całej floty.
Fiskalizacja vendingu polega na ewidencjonowaniu sprzedaży prowadzonej za pomocą automatów przy użyciu kas rejestrujących. Zgodnie z obowiązującymi przepisami termin objęcia standardowych automatów tym obowiązkiem przypada na 1 kwietnia 2027 roku. Prawdopodobnie jednak termin zostanie przesunięty na połowę 2027 roku.
Przedsiębiorcy powinni zweryfikować swoją sytuację na podstawie aktualnych przepisów, ponieważ zakres obowiązku i ewentualne wyjątki zależą od rodzaju sprzedaży i urządzenia. Wcześniejsze przygotowanie pozwoli lepiej zaplanować inwestycje, ograniczyć ryzyko problemów technicznych i sprawniej dostosować działalność do nowych wymagań.
