Jak długo należy przechowywać paragon fiskalny?

Przedsiębiorca w swojej działalności zawiera deale zarówno z firmami ( wtedy jest to transakcja B2B) jak i z osobami prywatnymi, które nie prowadzą działalności ( wtedy jest to transakcja B2C). Te transakcje ewidencjonuje się w różny sposób. W przypadku B2B wystawiana jest faktura, natomiast gdy transakcja jest w formule B2C powinien być wystawiony paragon fiskalny. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest archiwizowanie zarówno faktur jak i paragonów. Przez jaki czas przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania wystawionych paragonów fiskalnych?

Dlaczego jest obowiązek przechowywania paragonów?

Paragony fiskalne czyli dokumenty księgowe trzeba przechowywać choćby na wypadek kontroli podatkowych. Przedsiębiorca ma taki obowiązek. Do dokumentów księgowych należą:

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• ewidencje,
• rejestry sprzedaży i zakupów VAT,
• dowody księgowe,
• spis z natury,
• sprawozdania finansowe.

Jaki jest okres przechowywania dokumentów księgowych?

Wedle art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej przedsiębiorcy, prowadzący księgi podatkowe, mają obowiązek przechowywania ich wraz z innymi dokumentami łączącymi się z księgami podatkowymi ( w tym paragonami fiskalnymi) dopóki nie nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego. Zatem dokumentacja księgowa musi być archiwizowana przez 5 lat.

Mówi o tym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej: "Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku."

Kiedy przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku posiadania jakiegokolwiek rodzaju kasy fiskalnej?

Każda sprzedaż towaru lub usługi na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej musi być zarejestrowana na kasie fiskalnej. Oczywiście zdarza się, że przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Dzieje to wtedy, gdy:

• przedsiębiorca nie przekracza wysokości obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Limit tego obrotu to 20 000 zł rocznie. Jeśli przedsiębiorca nie przekracza tej sumy nie musi mieć kasy fiskalnej
• prowadzi określony typ działalności ( np. sprzedaż wysyłkową), gdzie możliwe jest rozliczanie się bez kasy fiskalnej.

Paragon fiskalny papierowy czy elektroniczny to dowód księgowy

Paragon fiskalny to zdecydowanie dowód księgowy. Jest dowodem na przeprowadzoną transakcję sprzedaży między firmą a osobą prywatną.

Paragon fiskalny zawiera fundamentalne dane odnoszące się do zawartej transakcji, takie jak:

• nazwę sprzedawcy i jego NIP,
• datę oraz godzinę sprzedaży,
• nazwę towaru/usługi,
• kwoty podatków według poszczególnych stawek,
• łączną kwotę podatku,
• kwotę należności.

Rozporządzenie MF a okres przechowywania paragonów

Według rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy wykonują zapisy w księdze przychodów i rozchodów zgodnie z danymi wynikającymi z raportów dobowych lub raportów miesięcznych generowanych przez kasę fiskalną. Przedsiębiorcy muszą archiwizować paragony fiskalne (raporty okresowe) przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.