Co to jest integracja POS z ERP?
System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do całościowego zarządzania przedsiębiorstwem. System ERP pozwala na zarządzanie prawie każdym segmentem firmy: sprzedaż, finanse, księgowość, magazyn, kadry, zaopatrzenie, produkcja itd. Integracja systemu POS z ERP łączy system sprzedaży detalicznej z systemem zarządzania przedsiębiorstwem. Taka integracja automatycznie synchronizuje transakcje, stany magazynowe, dane finansowe i informacje na temat klientów. Tworzy jeden ekosystem obejmujący sprzedaż, magazyn i finanse. To znacząco usprawnia zarządzanie firmą, podnosi jej efektywność i optymalizuje zyski.

Jak integracja POS z ERP usprawnia zarządzanie sprzedażą i magazynem?
Integracja POS z ERP synchronizuje cały proces biznesowy. To pozwala na lepsze zarządzanie zapasami, planowanie dostaw czy raportowanie sprzedaży. W praktyce wygląda to np. tak, że System POS obsługuje transakcje, a dane o sprzedaży są od razu przenoszone do systemu ERP. Po każdej transakcji system ERP aktualizuje ilość produktów w magazynie w czasie rzeczywistym. To eliminuje problemy z nadwyżkami lub brakami towaru, a także pozwala sensownie planować zamówienia. W innych obszarach zintegrowanie systemów pozwala na sprawne zarządzanie programami lojalnościowymi i rabatami we wszystkich punktach sprzedaży, a także na personalizację ofert. Taka automatyzacja procesów ułatwia raportowanie i monitoring w czasie rzeczywistym.

Jakie dane podstawowe (master data) synchronizować między POS a ERP?
Między systemami POS a ERP synchronizuje się podstawowe dane dotyczące produktów (np. nazwa, kod, cena, karta produktów, kategoria), klientów (np. dane kontaktowe, historia zakupów) czy pracowników (np. uprawnienia, dane personalne). Taka synchronizacja danych gwarantuje dokładność i sprawny przepływ informacji w całej firmie i jej oddziałach. Spójne master data (dane podstawowe) są fundamentem dla sprawnych procesów sprzedażowych, poprawiają jakość raportów i umożliwiają automatyczne aktualizacje.

Jak synchronizować karty produktów, ceny i atrybuty towarowe?
Synchronizacja kart produktów, cen i atrybutów między systemami POS a ERP odbywa się poprzez zintegrowane moduły wymiany danych takie jak API. Jest to cyfrowy protokół, który umożliwia dwóm różnym systemom oprogramowania komunikowanie się ze sobą i wymianę danych. Wykorzystuje się to tego również system REST (Representational State Transfer) czyli zestaw zasad dotyczących tworzenia i używania API internetowych, a także Odata, który  jest otwartym internetowym protokołem, który ułatwia interakcję między różnymi systemami. W praktyce polega to na konfiguracji systemu ERP, wskazaniu, które dane są synchronizowane oraz rozpoczęciu procesu synchronizacji.

Jak przesyłać zamówienia sprzedaży, paragony i fakturowanie między systemami?
Przesyłanie danych między systemami POS a ERP odbywa się za pośrednictwem zintegrowanych modułów wymiany danych takich jak interfejsy API (REST/Odata) czy też oprogramowaniem middleware, które pośredniczy między różnymi aplikacjami. W praktyce przesył informacji przebiega sprawnie i szybko. Dochodzi do zatwierdzeniu transakcji w systemie POS, następnie system POS generuje dokument (paragon lub fakturę), który jest następnie przesyłany do systemu ERP. Tam jest rejestrowany i księgowany w celu rozliczeń i raportowania. Podobnie odbywa się ze zwrotami czy reklamacjami. Regularność transferu zależy od ilości przesyłanych danych i przepustowości połączenia. Na tempo przesyłu danych wpływa również fakt czy system POS jest integralną częścią modułu ERP czy niezależnym systemem, który jest jedynie zintegrowany z ERP.

Jakie tryby synchronizacji danych: synchronizacja w czasie rzeczywistym, wsadowa i offline/online?
Do trybów synchronizacji danych należą: tryb rzeczywisty, gdzie następuje synchronizacja w czasie rzeczywistym, tryb wsadowy/synchronizacja wsadowa, który aktualizuje dane w dużych partiach, w ustalonych odstępach czasu oraz tryb offline/online, który pozwala pracować lokalnie bez łączności internetowej i synchronizować dane po jej przywróceniu.

Jakie technologie i protokoły stosować: REST API, OData, webhook?
Wszystko zależy od potrzeb i specyfiki biznesu. REST API doskonale nadaje się do dwukierunkowej komunikacji, gdy potrzeba dwukierunkowego interfejsu do pobierania, tworzenia, aktualizacji i usuwania danych. Protokół REST API jest preferowany do standardowych interakcji.

OData rozszerza możliwości REST API. Pozwala na m. in. pobieranie, filtrowanie, sortowanie i paginację danych, a wszystko to w ramach REST API.

• Natomiast protokół webhook pozwala na jednokierunkową komunikację, gdzie system automatycznie wysyła dane do innej systemu po wystąpieniu określonego zdarzenia, np. zrealizowania transakcji sprzedażowej. Webhook dobrze sprawdza się w e-commerce, np. do informowania o statusie zamówienia.

Jak zapewnić spójność danych i idempotentność przy synchronizacji?
Idempotentność oznacza, że wielokrotne wykonanie pewnego procesu/operacji daje taki sam efekt jak jego jednokrotne wykonanie.

Jeżeli mówimy o idempotentności w kontekście synchronizacji systemu POS z ERP (za pomocą protokołu REST API) to operacja idempotentna pozostawia dane w tym samym stanie, niezależnie od tego, ile razy zostaną pobrane, przetransferowane między systemami czy filtrowane przez użytkownika. Żeby zapewnić spójność danych i idempotentność przy synchronizacji między systemami POS i ERP należy stosować tokeny idempotencji (rodzaj jednostkowego, unikalnego identyfikatora) czy używać znaczników Etag ( również rodzaj identyfikatora), które przypisuje się do zasobów (stron, obrazu, skryptów czy cyfrowych dokumentów) i aktualizuje przy każdej modyfikacji. Pozwala to na sprawdzenie, czy zasób nie został zmieniony od czasu ostatniej operacji. Unikalne identyfikatory i potwierdzenia odbioru umożliwiają np. bezpieczne retry po awarii.