Co musi zawierać książka serwisowa kasy fiskalnej?

Książka Serwisowa to zbiór informacji o kasie fiskalnej, wśród których znajdziemy: nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, a także nazwę producenta lub importera. Książka serwisowa zawiera również informacje o przedsiębiorcy, do którego kasa fiskalna należy oraz obsługującym urządzenie serwisie, wraz z listą operacji, które zostały na kasie fiskalnej wykonane.

O obowiązku posiadania i prowadzenia Książki Serwisowej mówi Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 30 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Czym jest książka serwisowa i do czego służy?

Książka Kasy Rejestrującej powinien przedsiębiorca przechowywać przez cały czas używania kasy. Książka jest przydatna dla serwisanta. Gdy serwisant nie ma dostępu do książki serwisowej odmówić wykonania przeglądu technicznego kasy. Może się również zdarzyć, że będzie chciał do niej zajrzeć urzędnik skarbowy. Przedsiębiorca, właściciel kasy ma obowiązek jej pokazania w razie kontroli. Dlatego powinna być ona prowadzona systematycznie i starannie.

Jak przechowywać książkę kasy fiskalnej?

Książka kasy fiskalnej musi być prowadzona i przechowywana przez przedsiębiorcę w miejscu prowadzenia sprzedaży. Ważne jest, żby nie uległa zniszczeniu, dlatego powinna być przechowywana w miejscu suchym, bezpiecznym, niedostępnym dla osób postronnych.

Jak uzyskać duplikat książki serwisowej ?

Co w przypadku zaginięcia książki serwisowej? Jak uzyskać jej duplikat?

O utracie czy zaginięciu książki serwisowej należy wedle przepisów powiadomić niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego. Jednocześnie należy niezwłocznie wystąpić do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki serwisowej.

Serwis na wniosek przedsiębiorcy wydaje kopię książki serwisowej – na stronie tytułowej znajduje się napis “duplikat”, a w środku będą wszystkie dotychczas zgromadzone informacje.

Czy w momencie wymiany pamięci fiskalnej potrzebna jest nowa książka serwisowa?

Gdy w kasie fiskalnej wypełni się pamięć fiskalna, to trzeba ją wymienić. Czy w takie sytuacji potrzebna jest nowa książka serwisowa? Na szczęście nie!

Według przepisów:

W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub w wyniku jej uszkodzenia, wymiana ta jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny.
2. W przypadku określonym w ust. 1, książka kasy nie podlega wymianie.

Mimo że wymieniono pamięć fiskalną, to przecież kasa fiskalna jest ta sama. Jest tym samy urządzeniem o tym samym unikatowym numerze. Duplikat książki serwisowej nie jest więc niepotrzebny i można nadal działać na tym tej samej książce serwisowej.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności, czy potrzebna jest nowa książka serwisowa?

A gdy przedsiębiorca zmienia miejsce prowadzenia działalności? Czy potrzebna jest nowa książka serwisowa? Przepisy mówią o tym tak:

§ 18. W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

§ 23. 3. W przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.

Czyli książki serwisowej nie trzeba w takiej sytuacji zmieniać.