Mobilność w przypadku przenośnej kasy fiskalnej to możliwość swobodnego przemieszczania się przedsiębiorcy z urządzeniem, a co za tym idzie ewidencjonowanie sprzedaży w różnych lokalizacjach. Jednak, żeby to było możliwe, mobilna kasa musi mieć ergonomiczny kształt, stały dostęp do internetu oraz na tyle mocną baterię, żeby nie wymagała częstego ładowania.
To podstawowe cechy mobilnej kasy fiskalnej, które zapewniają wygodę i komfort pracy mobilnego sprzedawcy, czyli takiego sprzedawcy, który działa w terenie, w mobilnym punkcie handlowym (oferującym kawę czy jakieś przekąski) na bazarze, podczas targów, eventów czy w domu klienta. Mobilne kasy fiskalne są lekkie, kompaktowe i wytrzymałe, co zwiększa komfort pracy i pozwala na szybkie i bezproblemowe korzystanie z nich w zróżnicowanych warunkach. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą łatwiej dostosować się do potrzeb klientów.
Wszystkie urządzenia fiskalne mają zasilanie akumulatorowe, które pozwala na pracę urządzenia w przypadku braku zasilania sieciowego. Nowoczesne, mobilne kasy fiskalne mają zazwyczaj akumulator litowo-polimerowy / Li-ion. Zapewnia on długi czas pracy urządzenia, od 8 do nawet 20 godzin. Dzięki temu można taką kasę użytkować właściwie przez cały dzień pracy.
Dla sprzedawcy działającego w terenie tak długi czas pracy na baterii to prawdziwe błogosławieństwo. Pędząc od klienta do klienta lub mając stanowisko handlowe bez stałego dostępu do prądu musi on posiadać kasę fiskalną o długotrwałym zasilaniu bateryjnym. Wydajna bateria w mobilnych kasach fiskalnych wzmacnia wygodę użytkowania i pozwala na realizowanie transakcji sprzedaży w różnych lokalizacjach, nawet w trudnych warunkach zewnętrznych.
Nowoczesne kasy fiskalne muszą mieć stały dostęp do internetu, ponieważ muszą systematycznie przesyłać ewidencjonowaną sprzedaż do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Ta transmisja danych odbywa się za pomocą internetu. Umożliwiają to technologie łączności bezprzewodowej, takie jak Bluetooth i Wi-Fi lub wbudowane w urządzenie fiskalne modemy GPRS. Technologia bezprzewodowa pozwala również na integrację z terminalem płatniczym czy systemem POS. Dzięki temu sprzedawcy mogą zaoferować swoim klientom tak popularne obecnie płatności bezgotówkowe. Zatem modem GPRS, Bluetooth i Wi-Fi zapewniają kasie fiskalnej dostęp do internetu, podnoszą sprzedaży oraz zapewniają działanie urządzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalnymi.
Żeby kasy fiskalne mogły być wykorzystywane w sprzedaży mobilnej muszą mieć kompaktowe rozmiary i lekkość. Te cechy urządzenia sprawiają, że są łatwe do przenoszenia i wygodne w użytkowaniu, nawet w trudnych warunkach terenowych. Jednak do pełnej wygody i komfortu pracy sprzedawcy oprócz ww. cech należy jeszcze dodać ergonomię i wytrzymałość obudowy. Odporność na warunki zewnętrzne, takie jak kurz, wilgoć oraz wstrząsy które mogą się pojawić podczas pracy w terenie to ważne zalety kasy mobilnej.
Ergonomiczny design i niezbędne funkcjonalności zapewniają komfort pracy mobilnych sprzedawców. Pozwalają na szybkie zabranie kasy w teren, co zwiększa efektywność pracy mobilnych sprzedawców. Intuicyjne menu i często kolorowe wyświetlacze dodatkowo wspierają łatwość obsługi i konfiguracji.
Integracja z terminalem płatniczym przenośnej kasy fiskalnej pozwala przedsiębiorcy zaoferować swoim klientom realizację płatności bezgotówkowych. To obecnie niezwykle popularna forma sprzedaży, która usprawnia obsługę klienta i znacznie dynamizuje całą transakcję. Co więcej, klienci wręcz wymagają od punktów handlowych możliwości płatności bezgotówkowych i często rezygnują z zakupów, jeżeli takiej możliwości nie ma. Dlatego dla przedsiębiorcy to wręcz mus! Za pomocą łączności bezprzewodowej takiej jak Bluetooth czy Wi-Fi kasę fiskalną można zintegrować z terminalem płatniczym.
Dzięki temu przedsiębiorcy zyskuje funkcjonalności płatności bezgotówkowych. Dla mobilnych punktów handlowych z branży gastronomicznej, których klienci są w drodze, śpieszą się i zatrzymali się tylko na chwilę, na kawę czy ciasto i chcą płacić szybko, od razu, płatności bezgotówkowe to standard.
Zaraz po fiskalizacji czyli po uruchomienia kasy fiskalnej w trybie fiskalnym, czyli takim, który pozwala na rejestrowanie obrotu i naliczanie podatku VAT mobilna kasa fiskalna online łączy się za pomocą łącza internetowego z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) działającym przy Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki temu, kasa fiskalna na bieżąco przesyła zarejestrowane dane fiskalne do CRK, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami.
Nowoczesne kasy przenośne mogą również generować e-paragony czyli elektroniczne wersje tradycyjnych paragonów fiskalnych i przesyłać je na podanego przez klienta maila. Podczas dokonywania zakupu klient wybiera czy chce dostać tradycyjny paragon czy jego elektroniczną wersję. Jeżeli klient wybierze e-paragon, po ewidencjonowaniu sprzedaży kasa fiskalna przesyła go jako załącznik lub link do pobrania na adres mailowy podany przez klienta. Zasady wystawiania paragonów (tradycyjnych czy e-paragonów) w terenie są dokładnie takie same jak w punktach stacjonarnych.
Mobilne kasy fiskalne mają zastosowanie w w wielu branżach i scenariuszach sprzedaży. Doskonale sprawdzają się zwłaszcza w tych branżach, które realizują sprzedaż w terenie. Branże korzystające z przenośnych kas fiskalnych to branża gastronomiczna (food trucki, catering), mobilne punkty handlowe, wyspy handlowe na targach czy eventach, usługi mobilne (np. kosmetyczne, fryzjerskie z dojazdem), budownictwo, mobilni sprzedawcy, firmy kurierskie oraz rolnictwo. Mobilne kasy, nieduże i proste w obsłudze pozwalają na realizację płatności niemal w biegu, szybko, „od razu”, na ulicy czy w domu klienta.
Zastosowania mobilnych kas fiskalnych nie ogranicza się jednak tylko do tego. Z powodzeniem mogą być wykorzystywane w dużych, stacjonarnych punktach handlowych, podczas takich scenariuszy sprzedaży np. kiedy trzeba rozładować kolejkę w okresie świąteczne gorączki zakupowej czy w dużej restauracji, żeby obsłużyć gości w ogródku gastronomicznym. Mobilne kasy fiskalne zapewniają elastyczność, wygodę i możliwość dostosowania się do potrzeb klientów w różnych warunkach.
