E-paragon to elektroniczna forma papierowego paragonu fiskalnego. Zamiast wydrukować paragon sprzedawca przesyła go klientowi w formie elektronicznej na maila lub smsowo. Zgodnie z polskim prawem e-paragon jest tak samo wartościowym dokumentem fiskalnym, potwierdzającym sprzedaż jak tradycyjny paragon drukowany. Taka forma przesyłania danych transakcji jest możliwa wyłączenie za wcześniejszą zgodą klienta.
E-paragony są generowane przez kasy fiskalne online. To kasy, które za pomocą internetu komunikują z Centralne Repozytorium Kas (CRK) nadzorowanym przez Krajową Administrację Skarbową i przesyłają tam dane dotyczące ewidencji sprzedaży. E-paragony dynamizują proces sprzedażowy i oferują bezpieczną archiwizację dokumentów sprzedażowych.
Od 15 września 2023 roku obowiązuje nowelizacja ustawy VAT z 26 maja 2023 roku. Te regulacje prawne to tzw. pakiet SLIM VAT 3. Przepisy te pozwalają na wystawiania e-paragonów przez sprzedawców. Jednak przedsiębiorcy mają obowiązek uzyskania zgodny klientów na przesyłanie im e-paragonów. Pakiet SLIM VAT 3 określa również zasady przechowywania dokumentów elektronicznych.
Wysyłka e-paragonów jest możliwa tylko przez kasy fiskalne ONLINE. To kasy fiskalne, które za pomocą internetu łączą z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) nadzorowanym przez Krajową Administrację Skarbową, do którego wysyłają zarejestrowane przez siebie informacje związane z ewidencją sprzedaży. Żeby kasa fiskalna ONLINE poprawnie przesyłała e-paragony musi być podłączona do internetu i poprawnie skonfigurowana. Co oznacza, ze kasa musi być również zintegrowana z platformami pośredniczącymi w wysyłce e-paragonów, takimi jak HUB paragonowy.
Konfigurację kasy fiskalnej ONLINE z CRK wykonuje pracownik z firmy fiskalizującej i serwisującej kasy fiskalne. On również może zintegrować urządzenie fiskalne ONLINE z systemami API. Integracja API oznacza, ze urządzenie fiskalne będzie współpracowało z takimi systemami jak oprogramowanie do zarządzanie sprzedażą.
Zgoda nabywcy jest niezbędna do wysyłki e-paragonów przez sprzedawcę. Zgoda nabywcy na e-paragon może być uzyskana na kilka sposobów, np. poprzez akceptację regulaminu sprzedaży, wskazanie adresu e-mail czy zaznaczenie opcji na kasie fiskalnej. Przy czym nie ma znaczenie forma płatności jaką wybierze klient czy będzie to płatność elektroniczna czy płatność gotówką. Jeżeli klient nie wyrazi chęci otrzymywania e-paragonu sprzedawca jest zobligowany do wydrukowania tradycyjnego paragonu papierowego.
Wystawianie e-paragonów to czynność prosta. Sprzedawca rejestruje transakcję na kasie fiskalnej online. Po uzyskaniu zgody klienta na wysyłkę e-paragonów w menu kasy sprzedawca zaznacza generowanie e-paragonu. Kasa fiskalna online generuje e-paragon i przesyła go do systemu pośredniczącego w przesyłaniu e-paragonów. Jest to tzw. HUB paragonowy. Następnie E-paragon jest wysłany przez HUB paragonowy do klienta jak email czy sms. E-paragon trafia również do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Cała operacja jest prosta i szybka. E-paragon to kolejny krok na drodze automatyzacji procesów generowania i przesyłania dokumentów fiskalnych.
Żeby otrzymywać e-paragon klient musi być zalogowany na specjalnej aplikacji webowej czy mobilnej, np. takiej jak aplikacja e-Paragony Ministerstwa Finansów. Tam na jego koncie będą się pojawiały e-paragony za zakup produktów, którego dokonał. W przesyłaniu e-paragonu pośredniczą takie platformy jak HUB paragonowy. Ta droga wygląda następująco: kasa fiskalna online – Hub paragony – konta klienta na aplikacji.
E-paragony trafiają do Centralnego Repozytorium Kas nadzorowanego przez Krajową Administrację Skarbową, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich archiwizowania. Natomiast klienci mogą przechowywać e-paragony w przeznaczonych do tego aplikacjach mobilnych lub webowych. Pozwalają one na szybki dostęp do dokumentów elektronicznych i proste zarządzanie e-paragonami.
E-paragony podlegają takim samym regulacjom przechowywania jak tradycyjne paragony. Limit czasu przechowywania paragonów fiskalnych to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednak ponieważ e-paragony są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas, eliminuje to konieczność przechowywania papierowych kopii przez przedsiębiorcę.
E-paragony oznaczają oszczędność czasu, ponieważ cała procedura ich generowania i wysyłania do klienta odbywa się szybko, za pomocą wyboru dosłownie kilku komend w menu kasy ONLINE. Korzyści z e-paragonów mają zarówno sprzedawcy, bo to oznacza oszczędności związane z mniejszymi kosztami eksploatacji drukarek fiskalnych. Jak i klienci bo e-paragony oferują wygodę przechowywania i łatwy dostęp do dokumentów w formie elektronicznej. Ta automatyzacja procesów sprzedażowych to również bardzo ekologiczne rozwiązanie, bo zmniejsza użycie papieru i ogranicza odpady.
