Prawne podstawy przeglądów technicznych

Przegląd techniczny kasy fiskalnej wynika z  art.111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT. Wynika z niego, że podatnik jest zobowiązany poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących, jak również poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Rozporządzenie ws. kas rejestrujących

Natomiast terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas określone zostały w „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących”.

Mówi ono, że obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas online, jak i kas tradycyjnych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

Rozporządzenie określa, że serwisant kas, ma 3 dni na obowiązkowy przegląd techniczny kas od dnia, w którym podatnik dokonał zgłoszenia o przeglądzie.

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania. Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.

Czym jest fiskalizacja według rozporządzenie ministra?

Według rozporządzenia przez fiskalizację należy rozumieć:

• w przypadku kas online - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

Dzierżawiona kasa

W przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik jest zobligowany dokonać pierwszego przeglądu technicznego kasy po objęciu kasy w używanie, a przed dniem dokonania fiskalizacji.

Jakie czynności wchodzą w zakres przeglądu technicznego?

W rozporządzeniu w sprawie kas wymieniono czynności, jakich należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

• stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
• stanu obudowy kasy;
• czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
• programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
• poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych;
• poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
• stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
• poprawności ustawień zegara kasy.

Wynik przegląd  należy wpisać do książki kasy. Do książki kasy należy dołączyć zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu.W przypadku kas online wynik przeglądu zapisuje się w pamięci fiskalnej.