Ustanowiony na mocy przepisów Polskiego Ładu obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą online miał wejść w życie 1 lipca 2022 roku. Jednak Ministerstwo Finansów, przychylając się do postulatów przedsiębiorców, przesunęło go na 1 stycznia 2025 roku.
Celem integracji kasy fiskalnej ONLINE oraz terminala płatniczego jest uproszczenie procesu obsługi klienta oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Kasy ONLINE mają zaimplementowany protokół ECR-EFT, który umożliwia połączenie kasy ONLINE z urządzeniem wykorzystywanym do przyjmowania płatności bezgotówkowych. Dlatego znaczenie protokołu ECR-EFT, w integracji wymienionych urządzeń jest kluczowa. Protokół ECR-EFT gwarantuje ujednolicony sposób wymiany danych. Jest również odpowiedzialny za aktywowanie urządzenia płatniczego – np. terminalu na karty – oraz późniejsze zarejestrowanie transakcji na kasie fiskalnej ONLINE.
Jednak, w przeciwieństwie do kas ONLINE nie każdy terminal płatniczy posiada protokół ECR-EFT bądź posiada inny protokół komunikacyjny. Przedsiębiorcy są często zmuszeni do wymiany posiadanych terminali. Tego typu problemy skłoniły Ministerstwo Finansów do przełożenia terminu integracja na początek 2025 roku.
Czym są kasy ONLINE?
Kasy fiskalne ONLINE to urządzenia, które, łącząc się z internetem, przesyłają dane ewidencjonowanych transakcji do Centralnego Rejestru Kas (CRK) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Dane, które są przesyłane do CRK to m. in.:
Ułatwia to kontrolę oraz zapobiega powstawaniu szarej strefy.
Użytkownik kasy ONLINE musi zapewnić dostęp do internetu, dzięki któremu kasa może łączyć się z Repozytorium.
Kto nie musi integrować kasy fiskalnej z terminalem płatniczym?
Obowiązek integracji kasy i terminala dotyczy tylko przedsiębiorców, którzy posiadają terminal płatniczy i kasę fiskalną ONLINE. Kasy ONLINE to kolejna, trzecia już generacja kas. Integrować urządzeń nie muszą użytkownicy kas fiskalnych starszego typu - z papierowym zapisem kopii paragonu oraz z elektronicznym zapisem kopii paragonu.
Kasy z papierowym zapisem kopii paragonu są najstarszym modelem, z którego korzysta przedsiębiorca. Teraz nie ma już ich w sprzedaży, były dostępne w sprzedaży do 31 sierpnia 2019 roku. Z takich kas mogą korzystać jedynie przedsiębiorcy, którzy kupili je przed powyższą datą i mogą z nich korzystać tylko do momentu wyeksploatowania.
Natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonu, czyli takie które wszystkie dowody sprzedaży zapisują w wewnętrznej pamięci cyfrowej, były w sprzedaży do 31 grudnia 2022 roku. Mogą być używane do momentu całkowitego wyeksploatowania.
Od 2023 roku można nabywać wyłącznie kasy ONLINE oraz kasy wirtualne.
Zestawów POS również nie trzeba integrować
Obowiązek integracji nie dotyczy również przedsiębiorców prowadzających swoją sprzedaż za pomocą tzw. systemów POS. Systemy POS mogą składać się z: drukarki fiskalnej, komputera i programu sprzedażowego. Mogą być oczywiście rozbudowywane o: terminal płatniczy, programy magazynowe, skanery, wagi, tablety i inne. Obowiązek integracja omija drukarki fiskalne, będące wiodącym elementem zestawu POS, ponieważ nie posiadają one odpowiedniego modułu komunikacyjnego, pozwalającego na integrację z terminalem.
