Na wypadek takich sytuacji sprzedawca musi prowadzić osobną ewidencję zwrotów, reklamacji i oczywistych pomyłek.

Zwroty i reklamacje

Reguły dotyczące ewidencjonowania zwrot towarów zostały opisane w rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie zaleca, że zwrot towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części zapłaty z tytułu sprzedaży ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.  datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numerbunikatowy;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

Protokół anulowania sprzedaży

Żeby ująć zwrot/reklamację w ewidencji, trzeba wystawić protokół anulowania sprzedaży. Wystawia się go w miesiącu księgowym, w którym przyjęto zwrot/reklamację. Na kasie fiskalnej trzeba przejść do zakładki „kasa fiskalna” i następnie do „Protokół anulowania sprzedaży”. Uzupełnić formularzu i kliknąć „zatwierdź”.

Wystawiony protokół można wydrukować, wystarczy kliknąć na ikonkę „drukuj”. Natomiast błędnie wystawiony protokół można edytować lub usunąć po kliknięciu na numer dokumentu. Miesięczną ewidencję zwrotów i reklamacji również można wydrukować z zakładki “Kasa fiskalna”, po prawej stronie w kolumnie “Operacje” ikonka wydruku.

Oczywiste pomyłki

Oprócz zwrotów i reklamacji podczas rejestracji sprzedaży może też dojść do zwykłej pomyłki. Np. podczas wpisywania kwoty jedno, dodatkowe naciśnięcie klawisza może zmienić cenę produktu z 5 zł na 50 zł. I zanim klient i sprzedawca się zorientują sprzedaż zostanie już zarejestrowana. Co robić wtedy? Zasady postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki określają również zapisy ww. rozporządzenia ws. kas rejestrujących. Nakazują one, że w przypadku stwierdzenia oczywistej pomyłki sprzedawca dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła pomyłka, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

Protokół anulowania sprzedaży

Aby dodać pomyłkę do ww. ewidencji, również należy wystawić w serwisie protokół anulowania sprzedaży. Taki protokół wystawia się w miesiącu, w którym doszło do pomyłki. W kasie fiskalnej przechodzi się do zakładki „Kasa fiskalna” i następnie „Błąd lub pomyłka”. Trzeba uzupełnić formularz i zatwierdzić go. Błędną pozycję ewidencji można usunąć po kliknięciu na numer miesięcznej ewidencji – pojawia się lista pozycji ewidencji z danego okresu. Ewidencję można również wydrukować klikając na ikonkę “drukuj”.