Obecnie przedsiębiorcy mogą zamienić tradycyjną sprzętową kasę fiskalną na kasę wirtualną w smartfonie. Czy jednak warto to robić?
Wirtualna kasa fiskalna to kasa rejestrująca w postaci oprogramowania. Jej techniczne wymagania określa rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Kasa wirtualna jest instalowana na urządzeniu mobilnym, np. smartfonie lub tablecie. Aby jednak możliwe było wydawanie klientom paragonów, poza wspomnianym urządzeniem przenośnym, potrzebne jest jeszcze urządzenie drukujące.
Więc nie da się obsługiwać klientów za pomocą samego telefonu z zainstalowaną kasą wirtualną. Tak czy siak potrzebna jest drukarka do generowania paragonów.
Aby kasa wirtualna mogła być wprowadzona do użycia, to ( tak jak kasa sprzętowa) musi przejść proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar.
Podobnie jak sprzętowe kasy ONLINE, kasy wirtualne łączą z Centralnym Repozytorium Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i przesyłają tam informacje o przeprowadzonych transakcjach.
Kasy wirtualne mają być nowoczesną alternatywną dla klasycznych kas sprzętowych. Czy jednak są lepsze?
Do zalet kas wirtualnych z pewnością należy cena. Są tańsze niż kasy sprzętowe. Również sposób zakup jest szybszy i prostszy. Nie trzeba podpisywać wielu umów, czekać aż kasę dostarczą itp. Wystarczy ją „ściągnąć” na telefon czy tablet ze strony internetowej producenta.
Kolejną zaletą jest to, że wirtualna kasa daje łatwy dostęp do zarejestrowanej historii transakcji, co pozwala na proste prowadzenie inwentaryzacji. Ten system także przechowuje i archiwizuje dane klientów, co można wykorzystać marketingowo.
Kasy wirtualne mają jednak swoje niezaprzeczalne wady. I tych wad jest więcej niż zalet.
Kasy wirtualne mogą prowadzić do wyłudzeń, tak ze strony właściciela jak i pracownika. Stworzenie aplikacji do złudzenia podobnej do kasy wirtualnej i posiadającej jej funkcje nie jest trudne. Niezorientowany handlowiec może kupić i „ściągnąć” na swój telefon taką kasę i ewidencjonować na niej sprzedaż. Tyle , że pieniądze z tych transakcji trafią do kogoś innego.
Mimo pozornie prostej obsługi kasa wirtualna nakłada na użytkującego ją przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki, których nie ma w przypadku tradycyjnych kas stacjonarnych. Np. serwis urządzenia.
Gdy ma się kasę stacjonarną i coś się z nią stanie, wystarczy wezwać serwis i po kłopocie. W przypadku stosowania kas wirtualnych wszelkie problemy związane np. z niekompatybilności oprogramowania kasy wirtualnej z urządzeniem lub jego systemem operacyjnym będzie musiał rozwiązać handlowiec.
Kasa wirtualna może również generować problemy podczas zwyczajnego dnia pracy. Nie wiadomo jak aplikacja zareaguje na zmianę ustawień sprzętowych czy wszelkie aktualizacje. Czy się nie zawiesi? Czy przeprowadzone transakcje nie znikną nagle ? Czy ewidencja sprzedaży będzie do odtworzenia? A jeżeli nie?
Tego typu zagrożeń nie ma w przypadku tradycyjnej kasy rejestrującej.
No i pozostaje kwestia cyberataków hakerskich, na które z pewnością narażona jest kasa wirtualna. A to się może skończyć utratą dochodu przez przedsiębiorcę.
Tego typu problemów nie ma z tradycyjną kasą sprzętową.
Dlatego wydaje się, że lepiej, a przede wszystkim bezpieczniej jest ewidencjonować sprzedaż na tradycyjnej kasie sprzętowej.
