Do czego służą kasy fiskalne?

Kasa fiskalna to urządzenie, na którym rejestruje się sprzedawane produkty i świadczone usługi. Potwierdzenie tego rodzaju transakcji jest drukowane w postaci paragonu fiskalnego. Pozwala on, osobie płacącej za towar lub usługę na dokładny wgląd w to, za co zapłaciła. Jest tam podana dokładna cena za poszczególny towar/usługę oraz łączna kwota. Paragon może służyć również jako dowód zakupu, kiedy np. klient chce zareklamować kupiony wcześniej produkt.

Paragon drukowany jest w dwóch kopiach. Jedna trafia do klienta jako dowód zakupu, druga na potrzeby firmy. Kasa rejestrująca służy również przedsiębiorcy do rozliczeń z systemem fiskalnym.

Homologacja

Kasa fiskalna, żeby mogła być dopuszczona do sprzedaży musi posiadać homologację. To rodzaj certyfikatu, potwierdzający zgodność urządzenia z przepisami administracyjnymi i wymaganiami technicznymi, który wydaje Główny Urząd Miar.

Fiskalizacja 

Fiskalizacja oznacza przystąpienie do ewidencjonowania na kasie fiskalnej w trybie fiskalnym. Od tego momentu zapisane na kasie informacje będą ewidencjonowane, stając się podstawą określenia obrotu podatnika i ustalenia wysokości podatku.

Zazwyczaj, po nabyciu kasy fiskalnej przez przedsiębiorcę, fiskalizacji dokonuje serwisant urządzenia. 

Kto jest zobowiązany do korzystania z drukarki fiskalnej?

Obowiązek posiadania kasy lub drukarki fiskalnej obejmuje przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje towary/usługi osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej, a także rolnikom ryczałtowym, którzy są zwolnieni z obowiązku opłacania podatku VAT. 
Przedsiębiorca nie musi kupować urządzenia fiskalnego, jeżeli obrót jego firmy nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20.000 zł.
Z takiego zwolnienia nie mogą skorzystać przedsiębiorcy którzy sprzedają ( bez względu na obrót) m.in.: gaz płynny, elementy do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów spalinowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny czy perfumy.
W przypadku usług, ze zwolnienia nie mogą skorzystać przedsiębiorcy oferujący: przewóz osób i bagażu, naprawę pojazdów, doradztwo podatkowe, usługi gastronomiczne, kosmetyczne czy fryzjerskie.

Jak są zbudowane kasy fiskalne?

Kasa fiskalna składa się z:

• klawiatury
• wyświetlacza
• drukarki 
  W kasach fiskalnych są dwa rodzaje mechanizmów drukujących. Pierwszy z nich to „drukarka termiczna”. Charakteryzuje się szybkością, wydajnością pracy, a także bezgłośnym działaniem. Wydrukowane na niej kopie paragonów są przechowywane na specjalnym papierze termicznym. Wymaga on jednak niskiej termperatury otoczenia.
  Drugim rodzajem mechanizmu drukującego jest tzw. drukarka igłowa (mozaikowa). Jest ona mniej nowoczesna niż drukarka termiczna, pracuje głośno i powoli. Świetnie jednak archiwizuje kopie paragonów.
• modułu fiskalnego
  Moduł fiskalny należy do najważniejszych elementów kasy fiskalnej. To układ elektroniczny dysponujący nieusuwalną pamięcią, w której zapisywane są informacje o operacjach wykonywanych na kasie.  Pamięć kasy zapisuje listę wszystkich towarów/usług, które oferuje dana firma. W pamięci zapisywane są również: kod kreskowy, cena towaru/usługi i stawka podatku VAT, przypisana do danego produktu.
  Kiedy sprzedawca wpisze na kasie kod towaru, oprogramowanie kasy wyszukuje w bazie danych pozostałe informacje o danym towarze. Kiedy sprzedaż zostanie zatwierdzona kasa może wydrukować informacje o towarze/usłudze w postaci paragonu. Jednocześnie oprogramowanie zapisuje w pamięci fiskalnej kasy fakt sprzedaży owego towaru/usługi. 
  Sprzedawca jest zobowiązany do wydrukowania raportu dobowego. To dokument przygotowywany na koniec dnia pracy, zawierający zestawienie wszystkich zrealizowanych w ciągu dnia transakcji sprzedaży. 
  Pamięć modułu jest ograniczona. Średnio może ona pomieścić do dwóch tysięcy raportów dobowych, co mniej więcej oznacza pięć lat codziennej pracy kasy fiskalnej.
  Modul fiskalny jest starannie zabezpieczony przed ingerencją z zewnątrz, czy to właściciela kasy czy nadgorliwego serwisanta. Takim zabezpieczeniem są m.in. plomby na obudowie kasy. Może je usunąć jedynie uprawniona do tego (przez producenta lub importera kasy) obsługa serwisowa.

Obowiązkowy przegląd techniczny

Co dwa lata kasy fiskalne muszą przejść obowiązkowy przegląd techniczny. Taki przegląd odnotowywany jest w książce serwisowej kasy. Kontrolerzy z Urzędu Skarbowego  sprawdzają w pierwszej kolejności: moduł fiskalny, nienaruszalność plomb na obudowie i poprawność (oraz regularność) wpisów w książce serwisowej kasy. Koszt takiego przeglądu to ok. 150 zł. 

Podział kas fiskalnych

Kasy fiskalne dzielą się na:

• małe/mobilne
  To kasy o małych gabarytach i prostej funkcjonalności. Kasy odpowiednie dla przedsiębiorcy, który opiera swoją działalność na mobilnej  sprzedaży, ma niewiele miejsca na ladzie sprzedażowej, czy też pracuje „w terenie”. Te kasy przeznaczone są do usług takich, jak: mały handel , stoisko na targowisku czy bazarze. 
• średnie
  Kasy tego typu przeznaczone są do placówek handlowych o średnim i dużym natężeniu ruchu. Mogą pracować jako kasy jednostanowiskowe jak i pracujące w systemie . Ilość kodów PLU w tych kasach oscyluje od kilku do kilkunastu tysięcy. 
• systemowe
  Współpracują z innymi kasami by stworzyć system sprzedażowy. Posiadają szeroko rozbudowaną bazę PLU oraz dużo interfejsów komunikacyjnych i zaawansowane funkcje. Porty komunikacyjne pozwalają na równoczesną realizację wielu usług: kontakt z programem sprzedażowym, odczyt kopii elektronicznej, a także współpracę z systemami wideomonitoringu sklepowego. 

Nowoczesne kasy fiskalne

Od ponad roku przedsiębiorcy mogą (lub niektórzy muszą) stosować kasy fiskalne ONLINE.
Kasy fiskalne ONLINE to kategoria urządzeń fiskalnych, które komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) funkcjonującym przy Ministerstwie Finansów.
Kasy ONLINE przesyłają do CRK szereg danych m. in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych.
Kasy ONLINE łączą się z Repozytorium co dwie godziny. 
Użytkownik kasy ONLINE musi zapewnić urządzeniu dostęp do internetu, dzięki któremu kasa może łączyć się z Repozytorium.

Kasy fiskalne - zmiany w prawie

Dwie najistotniejsze zmiany jakie zaszły, w ostatnich latach, w zapisach prawnych dotyczących urządzeń fiskalnych to:

Wprowadzenie, dla wybranych branż, obowiązku stosowania kas ONLINE

Do obowiązku prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kas ONLINE podatnicy są zobowiązani w następujących terminach.

• Od 1 stycznia 2020 roku:
  stacje paliw, warsztaty samochodowe i wulkanizacyjne. 
• Od 1 stycznia 2021 roku:
  gastronomia, hotele, pensjonaty, sprzedaż węgla.
• Od 1 lipca 2021 roku:
  fryzjerzy, kosmetyczki, kosmetolodzy, lekarze, prawnicy, fitness kluby, firmy z branży budowlanej. 

Wprowadzenie możliwości stosowania kas wirtualnych

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów z czerwca 2020 roku, zezwala wybranym branżom na stosowanie kas wirtualnych, czyli kas w formie aplikacji zainstalowanej na telefonie, tablecie czy komputerze. Taką możliwość mają: gastronomia, hotele, pensjonaty, branża transportowa oraz firmy zajmujące się sprzedażą węgla. Kasy wirtualne nie zastępują tradycyjnych kas sprzętowych, lecz mają stanowić dla nich jedynie alternatywę.

Kasy fiskalne - jakie warto kupić?

Kasy fiskalne należy kupować pod kątem profilu działalności biznesowej. Na rynku jest wiele kas i każdy przedsiębiorca, niezależnie czy prowadzi niewielką działalność, czy też duży punkt handlowo-usługowy znajdzie odpowiednie dla siebie urządzenie.

Dla:

• małej gastronomii 
• salonów fryzjerskich i kosmetycznych
• pensjonatów
• lekarzy i prawników 
• warsztatów samochodowych

świetnym rozwiązaniem będzie kasa Ergo ONLINE.

Najważniejsze funkcje Ergo ONLINE

• Odporna na zachlapanie klawiatura
  Konstrukcja urządzenia chroni kasę przed zabrudzeniami.
• Obsługa skanera, szuflady kasowej i wagi
  Ergo ONLINE obsługuje skaner kodów kreskowych, szufladę kasową oraz wagę.
• Współpraca z terminalem płatniczym
  Ergo ONLINE może pracować samodzielnie, jak również współpracować z terminalem płatniczym w celu obsługi płatności bezgotówkowych.

Dla wszystkich tych przedsiębiorców, dla których ważne są transakcje bezgotówkowe, a mobilność i gabaryty są istotnym parametrem, świetnym rozwiązaniem będzie Pospay ONLINE.

Najważniejsze funkcje POSPAY ONLINE

• Wszechstronne rozwiązanie
  Pospay ONLINE to połączenie funkcjonalności kasy, drukarki fiskalnej oraz terminala płatniczego.
• Transakcje bezgotówkowe
  Pospay ONLINE akceptuje transakcje elektroniczne wszystkimi rodzajami kart płatniczych oraz te, wykonywane za pomocą urządzeń mobilnych.
• Wygoda
  Pospay ONLINE to urządzenie ergonomiczne. Jest nieduże i waży niewiele ponad pół kilograma.

Dla większych punktów handlowych ( markety, delikatesy, sklepy średniej wielkości) znakomitym rozwiązaniem będzie kasa Neo ONLINE.

Najważniejsze funkcje Neo ONLINE

• Funkcja kaso-wagi
  Kasę fiskalną można połączyć z dedykowaną wagą elektroniczną. Funkcje takie jak tarowanie i zerowanie wagi wywoływane są z klawiatury kasy. Wskazania wagi pojawiają się bezpośrednio na wyświetlaczach kasy.
• Współpraca z terminalem płatniczym
  Do Neo ONLINE można podłączyć terminal płatniczy, co umożliwi przedsiębiorcy realizacje transakcji bezgotówkowych. 
• Równoczesna realizacja wielu usług
  ​Dostępne w urządzeniu porty komunikacyjne umożliwiają równoczesną realizację wielu usług: niezależną komunikację z programem sprzedażowym, odczyt kopii elektronicznej, a także połączenie z systemem wideomonitoringu sklepowego.

Podsumowanie

Kasy fiskalne to wielofunkcyjne urządzenia, przeznaczone dla wielu branż. Z pewnością każdy przedsiębiorca znajdzie odpowiedni, dla siebie i swojej działalności biznesowej, model kasy fiskalnej.