Fiskalizacja online to jednorazowy proces łączący pamięć fiskalną i pamięć chronioną w kasie online z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. W CRK rejestrowane są wszystkie transakcje wykonane na urządzeniu fiskalnym online, wygenerowane paragony, e-paragony, raporty dobowe, dokumenty niefiskalne oraz informacje o fiskalizacji i przeglądach technicznych.
Podczas fiskalizacji do CRK przesyłane są dane o urządzeniu i nadaje mu się numer ewidencyjny. Dzięki temu ewidencja sprzedaży przesyłana jest elektronicznie do CRK bez konieczności osobistego zgłaszania urządzenia do urzędu skarbowego. Stałe połączenie z CRK i automatyczne przesyłanie danych z kasy online do urzędu umożliwia skuteczny nadzór ze strony organów skarbowych nad obrotem i poprawnością ewidencji.
Fiskalizację kasy online może wykonać wyłącznie uprawniony serwisant. To on odpowiada za wprowadzenie parametrów podatnika, takich jak NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) oraz stawki VAT, programowanie urządzenia, inicjację pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz konfigurację harmonogramu przesyłania danych do CRK. Po zakończeniu procesu fiskalizacji generowany jest raport fiskalny, odnotowywany w książce serwisowej. Serwisant odpowiada również za zgodność działania kasy z przepisami, integrację z terminalem płatniczym oraz wykonywanie przeglądów technicznych.
W celu prawidłowego funkcjonowania kasy online, niezbędne jest zapewnienie jej stałego połączenia internetowego (np. przez LAN (sieć lokalna), Wi-Fi, GSM (Globalny System Komunikacji Mobilnej), Ethernet lub GPRS. Brak stałego dostępu do sieci lub długotrwała utrata połączenia internetowego uniemożliwia przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co może skończyć reperkusjami prawnymi. Dlatego warto zadbać o dobrej jakości połączenie internetowe w punkcie handlowym. Kasę online można również skomunikować z terminalem płatniczym i zaoferować klientom płatności bezgotówkowe. Protokół ECR-EFT (protokół integracji kasy z terminalem płatniczym) bywa stosowany do integracji z terminalem płatniczym i/lub systemami POS.
Proces rejestracji kasy fiskalnej online w urzędzie skarbowym jest w znacznym stopniu zautomatyzowany – po zakończeniu fiskalizacji dane urządzenia są przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), które nadaje jej numer ewidencyjny. Ten numer zapisywany jest w pamięci fiskalnej i wpisywany do książki serwisowej. Zwieńczeniem całej procedury zgłoszenia do urzędu skarbowego kasy online jest wydruk raportu fiskalnego potwierdzającego gotowość kasy do ewidencji sprzedaży. Kasa online od tego momentu automatycznie przesyła paragony, raporty dobowe i informacje serwisowe do CRK i urzędu skarbowego. W przypadku wymiany pamięci fiskalnej lub przeglądu technicznego odpowiednie wpisy i raporty również trafiają do dokumentacji i repozytorium.
Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem stosowania kas online mogą skorzystać z podatkowej ulgi na zakup kasy online – przysługuje im zwrot do 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł, pod określonymi warunkami. Oprócz zakupu kasy fiskalnej online, przedsiębiorca musi się też liczyć z kosztami fiskalizacji kasy oraz okresowymi przeglądami technicznymi. Obowiązek wprowadzenia kas online był wdrażany etapami dla określonych branż. Terminy wprowadzenia kas online określiło Ministerstwo Finansów. Branże objęte obowiązkiem posiadania kas online to m. in. warsztaty samochodowe, branża beauty, HoReca, lekarze czy prawnicy. Obecnie, zgodnie z prawem jedną z form płatności oferowanej konsumentom musi być płatność bezgotówkowa. Najpopularniejszym narzędziem do takich transakcji jest terminal płatniczy. W celu pozyskania terminala przedsiębiorca może skorzystać z oferty takich programów publicznych jak Program Polska Bezgotówkowa, promujący wdrożenia płatności elektronicznych i dofinansowanie terminali.
