Transakcje kupno-sprzedaż podlegają rejestracji, ze względów podatkowych oraz prawnych. Optymalnym rozwiązaniem, żeby zarejestrować sprzedaż produktu lub usługi jest stosowanie urządzeń fiskalnych.
Podstawowe urządzenie do ewidencjonowanego zapisu sprzedaży detalicznej. Zastosowanie takiego rozwiązania było efektem wprowadzenia podatku od towarów i usług. Powszechność tego podatku dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych prowadzących sprzedaż detaliczną i mających obroty roczne wyższe niż 20 tys. złotych.
W Polsce obowiązek posiadania kas fiskalnych wszedł w życie w 1994 roku. Pierwsze kasy fiskalne pochodziły początkowo w dużym stopniu z importu. Możliwości polskich producentów tych urządzeń nie były w stanie sprostać zapotrzebowaniu rynku. W szybkim czasie sytuacja ta uległa diametralnej zmianie na korzyść polskich wytwórców.
Wraz z powszechnością pojawiła się potrzeba zabezpieczenia rynku w materiały eksploatacyjne do urządzeń rejestrujących.
Typowa kasa fiskalna działa w oparciu o program w niej zainstalowany, który pozwala zapisywać każdą operację finansową wykonaną z jej użyciem. Bardziej rozbudowane kasy rejestrujące wyposażone są w odpowiednie programy pozwalające na wprowadzenie pełnej bazy towarów. Kasa wyposażona jest w pamięć fiskalną zapisującą każde jej użycie.
Najnowsze rozwiązania zastosowane do obsługi sprzedaży pozwalają na prowadzenie i ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą komputera i drukarki fiskalnej. Z tego rozwiązania korzystają sprzedawcy posiadający bardzo rozbudowane magazyny z tysiącami produktów.
Oznaką zewnętrzną zapisu kasy fiskalnej jest paragon przez nią drukowany. Aby zapis mógł być wykonany niezbędna jest rolka papieru. Rolki do kasy fiskalnej składają się najczęściej z dwóch warstw papieru. Jedna warstwa drukowana jest i wydawana klientowi. Na drugiej warstwie pozostaje kopia dla sprzedającego stanowiąca dowód wykonania operacji fiskalnej. Niezależnie od tego co zapisują rolki kas fiskalnych dane pozostają w pamięci kasy. Dzięki takiemu rozwiązaniu w każdej chwili możliwe jest sprawowanie kontroli nad sprzedażą.
Tak najprościej można przedstawić zasadę działania kasy rejestrującej. Jedno co jest charakterystyczne dla każdego systemu rejestracji sprzedaży fiskalnej jest to konieczność drukowania paragonów i faktur. Aby było to możliwe niezbędne jest posiadania materiałów eksploatacyjnych, którym jest np. papier do drukarek fiskalnych.
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem w drukarkach fiskalnych jest stosowanie papieru nawiniętego na rolki. Papier spełniać musi stawiane przed nim zadanie i drukować paragon lub fakturę dla klienta, a zarazem pozostawiać zapis w postaci fizycznej jako kopia wydanego dokumentu. Aby było to możliwe niezbędny jest zapis samokopiujący.
W przeszłości rolki do kas i drukarek wykonane były ze zwykłego papieru. Rozwiązanie to zostało z biegiem lat wyparte przez rolki termiczne.
Dziś powszechnie używa się rolki termiczne dopasowane do danego rodzaju urządzenia posiadającego indywidualny rozmiar.
Nowoczesne drukarki termiczne stosowane w kasach fiskalnych i terminalach płatniczych wymagają zastosowania odpowiedniego papieru. Zapis na tym papierze powstaje w wyniku wypalenia przez specjalne grzałki termiczne znajdujące się w drukarkach. Aby było to możliwe rolki termiczne pokryte są specjalną warstwą termoaktywnej substancji. W procesie podgrzewania substancja ta ulega utlenieniu pozostawiając ciemny ślad. W ten sposób powstaje zapis świadczący o dokonaniu zakupu i powstaniu obowiązku podatkowego. Wadą tego systemu jest mała trwałość zapisu, powodująca z biegiem czasu jego zanikanie. Aby powstrzymać ten proces należy wydruki przechowywać w specjalnych warunkach z dala od działania promieni słonecznych i przy zachowaniu odpowiedniej temperatury.
Poważni producenci drukarek termicznych posiadają zazwyczaj szeroką bazę dystrybucyjną i serwisową swoich urządzeń. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma problemu zaopatrzenia się w papier do drukarek fiskalnych, rolki do kasy fiskalnej czy odpowiednie rolki termiczne.
W ostatnim czasie w celu ułatwienia użytkownikom eksploatacji urządzeń fiskalnych, prowadzone są zabiegi w kierunku pewnej unifikacji rozmiarów materiałów eksploatacyjnych.
