Posiadanie i stosowanie kas fiskalnych lub drukarek fiskalnych jest obowiązkiem dla niemal każdego sprzedającego. Dzięki nim można rejestrować sprzedaż towarów i usług, odczytywać dzienne obroty, kontrolować zgodność utargu ze stanem finansów w kasie oraz sprawdzać należności podatkowe. Jak działają takie urządzenia oraz jak są skonstruowane kasy i drukarki fiskalne?
Niejednokrotnie można spotkać się z błędnym stawianiem znaku równości pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. Istotnie, oba urządzenia mają podobny cel - rejestracja przychodów ze sprzedaży detalicznej celem rozliczenia podatkowego, jednak znacznie się od siebie różnią.
Drukarki fiskalne są urządzeniami mniejszymi, które służą wyłącznie do rejestracji sprzedanych produktów. Drukarki - w przeciwieństwie do kas - nie mogą funkcjonować samodzielne, muszą zostać skonfigurowane z systemem operacyjnym i sparowane z urządzeniem, np. tabletem, komputerem czy touchpadem.
Szeroka oferta oprogramowania i mechaniki kas fiskalnych sprawia, że na rynku możemy wybierać spośród kilku różnych typów i kilkunastu modeli. Przed rozpoczęciem sprzedaży na kasie, należy ją skonfigurować. Konfiguracja kasy polega na aktywacji bazy towarowej z dopasowanymi kodami i cenami, wprowadzeniu stawek podatkowych, które oznacza się kolejnymi literami alfabetu (np. A = stawka podatkowa 23%, B = stawka podatkowa 8%, i tak dalej). Sklepy wielkopowierzchniowe oraz wielostanowiskowe posiadają "zespolone" ze sobą i z programem magazynowym kasy ECR, które nazywamy kasami systemowymi.
Poza kasami, możemy spotkać się z systemami fiskalnymi bazującymi na monitorze zewnętrznym i drukarce fiskalnej. Taki typ kas funkcjonuje pod nazwą POS lub EPOS i jest bardzo chętnie stosowany w gastronomii czy szeroko rozumianych usługach. Całe oprogramowanie skupia się na komputerze, a pozostałe narzędzia służą do procedowania transakcji i wydruku potwierdzenia.
Konieczne jest zatem skompletowanie zestawu, w skład którego wchodzą: drukarka fiskalna (do drukowania paragonów i zapisywania transakcji), klawiatura (przypisuje się jej funkcje podobnie jak do przycisków na kasie fiskalnej), skaner (do odczytywania kodów kreskowych), wyświetlacz dla klienta oraz opcjonalnie terminal płatniczy.
Zasadniczo wszystkie urządzenia fiskalne mają elementy stałe, bez których nie mogłyby zostać dopuszczone na obrót rynkowy. Pierwszą taką rzeczą jest pamięć fiskalna, czyli układ elektroniczny służący przechowywaniu informacji o raportach dobowych i dokonanych transakcjach. Standardowy układ pozwala na przechowywanie codziennych transakcji z okresu ponad 5 lat. Pamięć fiskalna jest zabezpieczona i mogą w nią ingerować wyłącznie organy administracji państwowej lub specjalistyczne serwisy ze stosownymi uprawnieniami.
Poza pamięcią fiskalną, w urządzeniu znajdziemy moduł fiskalny, czyli płyta główna kasy z rozmaitymi narzędziami. Pośród nich znajdziemy pamięć operacyjną RAM, ROM z pamięcią programu firmware, zegar czasu rzeczywistego oraz mikroprocesor obsługujący klawiaturę kasy (jeżeli takowa jest) oraz zarządzający wydrukiem z drukarki lub mechanizmu drukującego.
Pozostałe elementy, takie jak obudowa, obecność lub brak klawiatury, wyświetlacz, akumulatory, różnią się od siebie, a dozwolone konfiguracje ujęte są szczegółowo w stosownym dokumencie Ministerstwa Finansów. Każdy z nich może zadecydować o przyznaniu lub wycofaniu homologacji, czyli dozwoleniu lub wycofaniu kasy z użytku. Najważniejsze elementy, czyli pamięć fiskalna i moduł fiskalny, muszą być regularnie serwisowane i przechodzić badania okresowe co 24 miesiące.
